Impôts. Frais kilométriques, mode d’emploi pour votre déclaration

La forte hausse du prix des carburants à la pompe a conduit le Gouvernement à revaloriser le barème fiscal des indemnités kilométriques de 10 % pour les véhicules thermiques et de 20 % pour les véhicules électriques, par rapport à 2020. Cette majoration s’applique pour les trajets réalisés au cours l’année 2021 à déclarer cette année et pourrait être reconduite pour ceux qui seront effectués en 2022. Un argument supplémentaire pour s’intéresser à la déduction de ces dépenses dans l’optique de réduire le montant de l’impôt à payer.

Les modes de déduction et les contribuables concernés

Les salariés et les professions libérales utilisant leur véhicule personnel pour les besoins de leur activité professionnelle sont les principales catégories pouvant bénéficier de la déduction des frais de route. Il existe deux façons de déduire des frais kilométriques :

• en utilisant le barème kilométrique, solution la plus courante (voir tableaux en bas d’article),
• en totalisant le montant réel des dépenses réellement engagées.

Ce montant réel peut être calculé à l’aide d’un barème forfaitaire des frais de carburant. Le mode de déduction des frais de route au réel peut notamment être utilisé par les salariés qui ne sont pas propriétaires du véhicule utilisé (véhicule de service ou de fonction) pour un usage mixte, c’est-à-dire personnel et professionnel. Seule limite, les frais kilométriques établis au réel sont plafonnés au montant que le contribuable aurait pu déduire en recourant au barème kilométrique pour un véhicule de 7 chevaux fiscaux.

Dans tous les cas, pour savoir s’il est opportun d’opter pour la déduction de l’ensemble des frais réels au rang desquels figurent notamment les frais de déplacement (calculés au réel ou suivant le barème kilométrique), les repas pris à l’extérieur, ou encore les dépenses vestimentaires, il est nécessaire de se livrer à un calcul. Si la somme de ces frais est supérieure à l’abattement forfaitaire de 10 % des revenus nets imposables (plafonné à 12 829 €), il convient alors d’opter pour leur déduction.

Les conditions pour bénéficier du barème kilométrique

Pour recourir au barème kilométrique, il faut remplir certaines conditions.
Soit tout d’abord être propriétaire du véhicule, au moins en indivision en cas de concubinage ou de PACS. Le véhicule en question peut également appartenir à un membre du foyer fiscal de l’utilisateur. Ceux qui roulent avec un véhicule faisant l’objet d’une location avec option d’achat (LOA) peuvent eux aussi déduire des frais kilométriques de leur revenu net imposable.

L’utilisation par un contribuable de sa voiture personnelle pour ses déplacements quotidiens doit ensuite être justifiée dans son principe. Tel est le cas si l’usage des moyens collectifs de transport aurait entraîné un accroissement important de la durée des trajets. L’administration est donc susceptible de demander au contribuable de justifier de son choix au regard des autres moyens de transport à sa disposition.

Les trajets pris en compte

Il est possible de tenir compte de quatre types de trajets dans le cadre de la déclaration des frais à déduire.

• Les trajets domicile-travail sont déductibles dans la limite de 40 km par trajet, soit 80 km par jour, l’administration n’admettant pas la déduction de plus d’un aller-retour journalier sauf cas exceptionnel (problèmes de santé, assistance à une personne vulnérable au foyer par exemple). Si le domicile est situé à plus de 40 km du lieu de travail, il faudra alors justifier d’un motif légitime pour prendre en compte l’intégralité de cette distance. Parmi ces motifs figurent notamment la difficulté à trouver un emploi à proximité du domicile, la mutation géographique professionnelle, le lieu de travail du conjoint et les problèmes de scolarisation des enfants.
• Les déplacements pendant les horaires de travail avec un véhicule personnel peuvent aussi donner lieu à déduction. Dans ce cas, les remboursements de frais par l’employeur devront être ajoutés au salaire déclaré.
• Les frais de déménagement figurent également parmi les frais déductibles. Il s’agit des frais de transport des personnes et des frais du déménagement proprement dit, exposés par les salariés qui, pour les besoins d’un nouvel emploi ou d’une nouvelle affectation géographique dans l’emploi qu’ils occupent, sont obligés de changer de résidence.
• Les frais de double résidence peuvent eux aussi donner lieu à la déduction de frais kilométriques lorsque le contribuable utilise son véhicule personnel. Les frais de double résidence s’entendent des dépenses supplémentaires, notamment de séjour et de déplacement, effectivement supportées par un salarié contraint de résider dans un lieu distinct de celui de son domicile habituel pour des raisons professionnelles. À noter que la double résidence doit être justifiée par l’impossibilité de maintenir une seule résidence compte tenu du lieu de travail de chacun des époux, partenaires à un pacte civil de solidarité ou, dans le cas d’un concubinage stable et continu.

Dans tous les cas, des frais supplémentaires peuvent s’ajouter aux frais kilométriques à déduire : ceux de stationnement, de péage et même les intérêts annuels afférents à l’achat à crédit du véhicule, retenus au prorata de son utilisation professionnelle.

Les modalités de déclaration et les justificatifs à fournir

Pour opter pour le régime des frais réels, il suffit de renseigner le montant total de ces frais directement sur la déclaration d’impôts dans la case 1AK (1BK pour le déclarant 2, 1CK pour la première personne à charge et 1DK pour la seconde personne à charge).

Il est cependant nécessaire de réunir et de conserver certaines pièces justificatives. A ce titre, il faut prévoir d’établir, sur papier libre, une note récapitulative des frais de transport engagés mentionnant le type de véhicule utilisé et le nombre de jours ou de postes de travail où les déplacements ont été nécessaires. Il convient de justifier ces déplacements s’ils font appel à une situation particulière comme la distance du domicile supérieure à 40 km ou une double résidence par exemple.

Le contribuable doit être en mesure de prouver qu’il a effectivement utilisé son véhicule. Dès lors, la facture d’achat, le certificat d’immatriculation, les factures d’entretien et de réparation, la copie du contrat d’assurance et tous les justificatifs de déplacements (tickets de parking et de péage, notes d’hôtel…) pourront eux aussi être demandés par les services fiscaux.

Ces documents devront enfin être conservés durant trois ans à partir de l’année qui suit l’imposition pour pouvoir faire face à une éventuelle vérification de l’administration.

Barème kilométrique applicable aux voitures thermiques (février 2022)

L’indemnité kilométrique déductible des revenus dépend de deux facteurs : la distance parcourue et la puissance du moteur du véhicule.

d = distance parcourue en kilomètres

Barème kilométrique applicable aux voitures électriques (février 2022)

Depuis février 2021, les possesseurs de véhicules 100 % électriques disposent d’un barème différent. Les indemnités sont majorées de 20 % comparées à celles des modèles thermiques. Un coup de pouce du Gouvernement pour inciter les Français à se convertir qui demeure d’actualité, même si la hausse des prix du carburant épargne pour l’instant ce type de motorisation.

d = distance parcourue

Barème kilométrique applicable aux motos (février 2022)

d = distance parcourue

Barème kilométrique applicable aux scooters (février 2022)

d = distance parcourue

Source : https://www.largus.fr